Zarządzanie flotą pojazdów

[slawekw]

Wiem że są tutaj osoby zajmuję się tym zawodowo.

A ja mam kila pytań w tym temacie:

1. Jaki polecacie system komputerowy wspomagający zarządzanie flotą ?

Wystarczająca funkcjonalność to inwentaryzacja aut (od kilku do kilkuset), rejestrowanie napraw, śledzenie i alertowanie zbliżających się przeglądów okresowych, możliwość przypisywania kosztów (serwis, paliwo itp) do konkretnego auta. Bez żadnych cudów typu monitoring GPS itd.

Obecnie flotę kilkunastu aut obsługuje kilkuosobowy dział przy pomocy Excela.

2. Jakie są standardowe umowy z serwisami (ASO) ?

Obecnie użytkownicy aut sami jeżdżą do serwisu (wracają taxi), a firma o przeglądach/naprawach dowiaduje się z faktur.

Chcę żeby osoba zarządzająca flotą (jedna) śledziła przy pomocy powyższego softu terminy przeglądów i umawiała serwis - informując tylko o tym użytkownika.

Przedstawiciel serwisu sam będzie odbierał auto spod firmy (zostawiając zastępcze), a wszelkie koszty przeglądów i napraw muszą być akceptowane przez fleet managera.

To samo ma dotyczyć akcji wymiany opon, łącznie z ich przechowywaniem przez serwis.

Czy jest to wykonalne/opłacalne ?

[matadorRS]

Wszystko jest wykonalne. Kwestia chęci i odpowiedniej ogranizacji. Chodz nie zajmuje się w zarządzaniu flota to opisywany przez Ciebie przypadek brzmi jak wyjęty z lat 90tych.

[alek_lc]

> Obecnie flotę kilkunastu aut obsługuje kilkuosobowy dział przy pomocy Excela.

> Obecnie użytkownicy aut sami jeżdżą do serwisu (wracają taxi), a firma o przeglądach/naprawach

> dowiaduje się z faktur.

Ja tylko chciałem zapytać, czy właściciel (zarząd) firmy jest świadomy tego? Bo przecież to jest samopas większy niż barany na łąkach... A kosztochłonność jak za dobrych czasów PRL.

[noras]

> Obecnie flotę kilkunastu aut obsługuje kilkuosobowy dział przy pomocy Excela.

Kilka osób na kilkanaście aut ??

Dawaj namiar na tą firmę, kilkanaście aut to 1 osoba ogarnia z palcem w nosie.

Nie jest to przypadkiem urząd czy inna forma państwowej własności ??

> Obecnie użytkownicy aut sami jeżdżą do serwisu (wracają taxi),

Nie ma auta zastępczego ???

> a firma o przeglądach/naprawach dowiaduje się z faktur.

Nikt napraw nie autoryzuje ??

To co robi te kilka osób ?

> Czy jest to wykonalne/opłacalne ?

Zdecydowanie.

Chcesz coś więcej - priv

[Sibui]

> Wiem że są tutaj osoby zajmuję się tym zawodowo.

> A ja mam kila pytań w tym temacie:

> 1. Jaki polecacie system komputerowy wspomagający zarządzanie flotą ?

> Wystarczająca funkcjonalność to inwentaryzacja aut (od kilku do kilkuset), rejestrowanie napraw,

> śledzenie i alertowanie zbliżających się przeglądów okresowych, możliwość przypisywania

> kosztów (serwis, paliwo itp) do konkretnego auta. Bez żadnych cudów typu monitoring GPS itd.

> Obecnie flotę kilkunastu aut obsługuje kilkuosobowy dział przy pomocy Excela.

Przy kilkunastu samochodach nie ma sensu inwestować w żaden soft - za duże nakłady.

Oczywiście jak masz parę kpln na soft to możesz pogadać z Piotrowskim, może opchnie Ci Carmen'a - w końcu kto bogatemu zabroni pojechać na polowanie z T34 i walić nim do kaczek?

Do 100 sztuk ogarniałem temat excellem. I to też pro forma, bo większość danych miałem w głowie.

> 2. Jakie są standardowe umowy z serwisami (ASO) ?

> Obecnie użytkownicy aut sami jeżdżą do serwisu (wracają taxi), a firma o przeglądach/naprawach

> dowiaduje się z faktur.

> Chcę żeby osoba zarządzająca flotą (jedna) śledziła przy pomocy powyższego softu terminy przeglądów

> i umawiała serwis - informując tylko o tym użytkownika.

W jaki sposób ta osoba ma znać aktualny stan licznika?

Ja na w pełni pro rozwiązaniach stan licznika mam przesunięty średnio o ok 1,5 m-ca (jeżeli ktoś tankuje 01 stycznia, to ja ten odczyt mam u siebie w systemie ok 15-20 lutego jak zejdą raporty paliwowe).

Bazowanie na tym, co poda użyszkodnik... Rozumiesz?

Przecież nikt nie będzie codziennie dzwonił po stan licznika.

> Przedstawiciel serwisu sam będzie odbierał auto spod firmy (zostawiając zastępcze), a wszelkie

> koszty przeglądów i napraw muszą być akceptowane przez fleet managera.

Wystarczy poinformować o tym użytkownika i odmówić płatności za wszelkie f-ry nie autoryzowane przez firmę.

Jak miś zapłaci 5kpln z własnej kasy, to się nauczy.

> To samo ma dotyczyć akcji wymiany opon, łącznie z ich przechowywaniem przez serwis.

> Czy jest to wykonalne/opłacalne ?

Jest wykonalne

Czy opłacalne - ZALEŻY.

Od konkretnego przypadku.

Zrobić da się wszystko, to tylko kwestia nakładów. Powstaje pytanie jakie będą ewentualne oszczędności vs koszty.

Można też temat wyoutsourcować - firm, które robią obsługę na koszcie rzeczywistym, czy ryczałtach jest multum.

[slawekw]

> Nie jest to przypadkiem urząd czy inna forma państwowej własności ??

Zdecydowanie nie

> Chcesz coś więcej - priv

Dzięki, odezwę się w razie co

[Joki]

W firmie, w której pracowałem ostatnie 5 lat, flotą prawie tysiąca aut zarządzały trzy osoby.

Przy kilkunastu jedna robi to z palcem w nosie bez żadnych softów i wspomagaczy.

W głowie się to co opisujesz nie mieści.

Pozdrawiam.

Sebastian

[funfel]

BP ma podgląd prawie online, 2-dniowe opoźnienie.

[Dakota]

> Wiem że są tutaj osoby zajmuję się tym zawodowo.

> A ja mam kila pytań w tym temacie:

> 1. Jaki polecacie system komputerowy wspomagający zarządzanie flotą ?

Około 170 samochodów, część floty własna, część leasingowana, ode mnie flotą zajmuje się jedna osoba, ale flota jest w zarządzaniu operacyjnym zewnętrznej firmy. Mamy system PasCom

> 2. Jakie są standardowe umowy z serwisami (ASO) ?

To zależy od formy własności floty. Jeżeli masz leasing to żadna umowa z serwisami Cię nie interesuje. Przy własnej flocie i umowie na zarządzanie operacyjne również nie. W takiej sytuacji Koordynator Floty i tak ma sporo roboty z utrzymaniem tego wszystkiego. Jego praca polega między innymi na krótkim trzymaniu za pysk firmy leasingowej i zarządzającej (w naszym przypadku to ta sama firma), autoryzacji większych napraw, kontroli faktur, kontaktów z dostawcami floty, użerania się z żalącymi się na wszystko użytkownikami, kontroli ubezpieczeń, sprzedaży naszych samochodów po wycofaniu ich z eksploatacji, zamawiania nowych samochodów, raportowania przebiegów, zużycia paliw, szkód itp. Niedługo skończy się część leasingów więc trzeba je będzie porozliczać .

Użytkownicy mają sami pilnować terminów przeglądów i na przeglądy umawiają się we wskazanych przez firmę leasingową / zarządzającą serwisach. To tyle w dużym skrócie.

[del78]

> Wiem że są tutaj osoby zajmuję się tym zawodowo.

> A ja mam kila pytań w tym temacie:

> 1. Jaki polecacie system komputerowy wspomagający zarządzanie flotą ?

> Wystarczająca funkcjonalność to inwentaryzacja aut (od kilku do kilkuset), rejestrowanie napraw,

> śledzenie i alertowanie zbliżających się przeglądów okresowych, możliwość przypisywania

> kosztów (serwis, paliwo itp) do konkretnego auta. Bez żadnych cudów typu monitoring GPS itd.

> Obecnie flotę kilkunastu aut obsługuje kilkuosobowy dział przy pomocy Excela.

do ilości około 800 samochodów wszystko robiłem sam

a kilka osób do kilkunastu samochodów to jakaś żenada

jak potrzebujesz doświadczonego Fleet Managera to się polecam, aktualnie szukam takiej roboty, a doświadczenie mam prawie 10 letnie

wszelkie tematy jakie masz do rozwiązania przeprowadzałem już nie raz sam na żywym organiźmie

[Kalkstein]

> ... Mamy system PasCom ...

Polecam korzystamy z Floty.

200 aut ogarnia bezproblemowo nasz FM notabene fajna koleżanka

[Sibui]

> BP ma podgląd prawie online, 2-dniowe opoźnienie.

BP to ma podgląd online - jak były kwasy to byłem w stanie wyrwać dane praktycznie od razu po tankowaniu.

Natomiast realne dane, które możesz obrobić masz po wystawieniu f-ry.

Stąd przesunięcie.

Jak masz ludzkie warunki handlowe to to przesunięcie jest na tyle spore, że pracujesz na licznikach sprzed nawet 1,5 m-ca.

Dla "umawiacza przeglądów" trochę krótko.

[Sibui]

> W głowie się to co opisujesz nie mieści.

Robotę trzeba szanować.

Pracować pomału, to na dłużej wystarczy :-)

[Tommi]

zainteresuj się lepiej leasingiem operacyjnym jak coś to mogę Cię skontaktować z jakimś naszym handlowcem to zrobi Ci pełną analizę kosztów i zaproponuje rozwiązanie ofc free

[sherif]

To wszystko zalezy od stosunku nakladu, kosztu do mozliwosci ograniczenia kosztow. W mojej poprzedniej robocie bylo kilkadziesiat aut roznych marek + kilku kierowcow z wlasnymi autami. To oni wlasnie opiekowali sie, pilnowali, jezdzili na przeglady, naprawy czy wymiane kol. Samym 'zarzadzaniem" zajmowala sie jedna panna z administracji, przy pomocy excela i to byl jeden z jej licznych obowiazkow.

Obecnie pracuje w firmie, gdzie jest kilka auta ale inne biura maja ich znacznie wiecej i mamy leasing w wersji full service. Gdzie wszystko oplaca firma leasingowa, my tylko dostajemy faktury za paliwo + rate. Jest to dosc wygodne ale pewnie drozsze.

[Mariusz Pieta]

> To wszystko zalezy od stosunku nakladu, kosztu do mozliwosci ograniczenia kosztow. W mojej

> poprzedniej robocie bylo kilkadziesiat aut roznych marek + kilku kierowcow z wlasnymi autami.

> To oni wlasnie opiekowali sie, pilnowali, jezdzili na przeglady, naprawy czy wymiane kol.

> Samym 'zarzadzaniem" zajmowala sie jedna panna z administracji, przy pomocy excela i to byl

> jeden z jej licznych obowiazkow.

> Obecnie pracuje w firmie, gdzie jest kilka auta ale inne biura maja ich znacznie wiecej i mamy

> leasing w wersji full service. Gdzie wszystko oplaca firma leasingowa, my tylko dostajemy

> faktury za paliwo + rate. Jest to dosc wygodne ale pewnie drozsze.

full service faktycznie zwykle jest drozszy

ale obniza koszty administracyjne a takze eliminuje naduzycia

no i dla dyrektorow finansowych daje przede wszystkim stalosc kosztow

[sherif]

> full service faktycznie zwykle jest drozszy

raczej firmy leasingowe firmami charytatywnymi nie sa

> ale obniza koszty administracyjne a takze eliminuje naduzycia

ale i ogranicza ..

> no i dla dyrektorow finansowych daje przede wszystkim stalosc kosztow

+ latwosc rozbudowy floty.

[Mariusz Pieta]

> raczej firmy leasingowe firmami charytatywnymi nie sa

no wiadomo

z drugiej strony ostro negocjuja z ASO bo maja potencjal

> ale i ogranicza ..

?

> + latwosc rozbudowy floty.

co masz na mysli?

[sherif]

> no wiadomo

> z drugiej strony ostro negocjuja z ASO bo maja potencjal

dokladnie, a pracownik ma dzieki temu lepsze auto w danym limicie.

> ?

Masz sztywny po podpisaniu umowy zakres serwisowo-uslugowy. Wiem, ze wszytsko da sie zmienic, ale w duzych korpo to droge przez meke.

Dla przykladu, kolega popelnil blad i wybral auto z 20" kolami, bo takei byly w pakiecie z innymi pierdolami. Teraz ma problem, bo w ciagu 2 miesiecy zalatwil juz druga opone (a zapasowki brak) a za kazdym razem opony trzeba sciagac z Niemiec . Normalnie to jakby zalatwil zgode szefa kupil by inne kola i rozliczyl, ale przy opcji serwisowania przez firme leas. faktury nie sa akceptowane a firma leas. raczej prezentow nie robi.

W poprzedniej firmie, gdzie serwisem zajmowalismy sie sami nie bylo problemow zakup felg, jak jakis matol pogial, czy dokupieniem radia do aut (dawno temu).

> co masz na mysli?

przychodzi nowy pracownik, dostaje do wyboru 2-3 modele + kontakt do opiekuna z firmy leas, wybiera i firma mu zamawia.